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MIGUEL FURQUE
Coach Ejecutivo

En la edición pasada destacamos que la tendencia de los managers en la Administración del Tiempo se centra en el modo de resolver los problemas que se presentan imprevistamente. En esta oportunidad, continuamos analizando este tema con los siguientes tópicos.

Causas teóricas de malversación del tiempo en la empresa:

  • Falta de información
  • Comunicaciones lentas y absurdas
  • Interrupciones constantes
  • Desorganización de los colaboradores
  • Exceso de urgencias
  • Llamadas telefónicas
  • Exceso de burocracia
  • Errores de terceros
  • Visitas puertas afuera de la empresa
  • Salidas para resolver problemas
  • Exceso de reuniones
  • Incompetencia de los jefes

Causas reales de malversación del tiempo en la empresa:

  • Falta de organización personal
  • Confusión de prioridades
  • Escasa delegación en nuestros colaboradores
  • Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo
  • Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio
  • Poco control de horario y la agenda
  • Dilación de las decisiones importantes
  • Precipitación en otras decisiones

Durante años tuvimos acceso a metodología, técnicas, herramientas e información sobre la administración y control de nuestro tiempo. Se nos aseguró que si trabajáramos más, aprendiéramos a hacer las cosas mejor y más rápido, usáramos alguna máquina o herramienta nueva, organizáramos nuestros archivos de determinada forma, podríamos llegar a hacerlo todo. Así asistimos a cursos, compramos libros para organizar nuestro tiempo. Lo aprendemos, lo aplicamos, nos esforzamos y ¿qué ocurre? Los comentarios son en función de un resultado con mayor frustración y culpa.

El método de administración tradicional del tiempo nos sugiere que al hacer las cosas con mayor eficiencia, se llega a tomar el control de la propia vida, lo cual trae consigo la paz y satisfacción que se desea.

Existe una brecha entre la brújula y el reloj, entre lo que es sumamente importante y la forma de hacer uso del propio tiempo. El enfoque tradicional de la administración del tiempo consiste en hacer más cosas con mayor rapidez, lo cual no cierra esta brecha. En realidad, muchos se percatan de que el aumento de velocidad solo lleva a empeorar la situación inicial.

Aunque al principio sienta entusiasmo ante la idea de incrementar la eficiencia, es probable que llegue a la conclusión que indica que los problemas que enfrenta no se solucionan simplemente al mejorar su capacidad de hacer las mismas cosas en menos tiempo, sino por la consideración de delimitar un norte, lo importante, para hacer primero lo primero.

Nuestra lucha por colocar primero lo primero, se caracteriza por el contraste entre dos poderosas herramientas: el reloj y la brújula. El RELOJ representa los compromisos, las citas, los horarios, las actividades, es decir, lo que hacemos con el tiempo y cómo lo administramos. La BRUJULA representa nuestra visión, nuestros valores, nuestros principios, nuestra misión, nuestra orientación, es decir, todo lo que sentimos que es importante y el modo en que dirigimos o conducimos nuestra vida.

La lucha se desencadena cuando percibimos una brecha entre ambas herramientas, cuando lo que hacemos con nuestro tiempo no contribuye a la realización de lo que es más importante en nuestra vida.